Diversos estudios demuestran que durante la jornada laboral vamos perdiendo productividad, esto se debe al cansancio y también a que las horas de máxima concentración son reducidas a lo largo del día.
¿Qué nos hace ser menos productivo? ¿Cómo podemos identificarlo y luchar contra ello?
La OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Europeo) realizó un estudio donde cuantificaba que perdemos casi un 30% del tiempo total de la jornada laboral. Los ladrones de tiempo y las distracciones influyen en el colaborador y le hacen perder la concentración.
El trabajo remoto ha hecho que aumentara la productividad en los primeros meses, ya que los ladrones de tiempo que estaban en la oficina desaparecieron. Sin embargo, ahora hay nuevos agentes y acciones que quitan el tiempo y dificultan la concentración en una tarea.
Por ejemplo, los mensajes constantes en el chat de la empresa, los celulares, Internet o incluso si trabajamos desde casa, el timbre, preparar café, los niños…
Muchas empresas y profesionales no calculan con exactitud el tiempo perdido o la bajada de productividad. Suele ser al final de año cuando se hace un cómputo y cuando ya no hay tiempo para buscar una solución.
Medir la productividad permite gestionar el trabajo por proyectos y objetivos, facilita una visión y misión y permite que el colaborador sepa exactamente qué está haciendo y por qué. Esta visión general le da un propósito y le hace entender su función dentro del equipo.
Es necesario que tanto el área de Recursos Humanos como el resto de profesionales seamos conscientes en qué empleamos nuestro tiempo cada día. Una forma efectiva de hacerlo es analizar la jornada y establecer metas para el día siguiente.
Antes de acabar el día, podemos dedicar los últimos 10 minutos de nuestro tiempo laboral a revisar qué hemos hecho, si está terminado o no y cuáles son las tareas del día siguiente. Es mejor hacer la lista empezando por aquello que más cuesta y dejando para últimas horas aquello que no requiere mucha concentración.
Cada colaborador es diferente, así que puede que su mejor hora para concentrarse sea a media mañana, primera hora de la tarde… Según la hora de máxima concentración también se les conoce como búhos nocturnos o alondras diurnas.
El mercado laboral muchas veces hace que todos tengamos que ser productivos de 8 a 18h, pero no todo el mundo tiene la misma activación ni predisposición a este horario. Es por eso que cada colaborador debe ajustar sus tareas a su biorritmo.
9 vicios en la oficina o en casa que nos roban la productividad
1. Uso continuo del celular
Los teléfonos móviles han influido en nuestra capacidad de concentración.
El aviso de mensajes o notificaciones hace que dejemos de lado por unos minutos el trabajo y revisemos las redes sociales. Volver a concentrarse nos puede suponer entre 5 y 10 minutos.
El celular supone el 50% de las distracciones de un colaborador en su jornada laboral.
Para vencerlo hay diferentes tácticas: dejarlo en un cajón hasta que termine, poner un temporizador en el mismo celular para saber cuándo podemos mirarlo, usar una aplicación para que ciertas apps no estén disponibles en un periodo de tiempo…
2. Multitarea
Parecía que esta habilidad era hace unos años un imprescindible para conseguir un empleo, aún hoy, la mayoría de los colaboradores son multitarea y mientras realizan una acción están con mil cosas a la vez, por ejemplo, redactando un email mientras realizas un análisis de datos o responder a una llamada mientras consultas la lista de pendientes.
A pequeña escala no es un problema, pero si necesitamos concentración para tareas más complejas, deberemos dejar de lado otras actividades paralelas. Es necesario concentrarse en una ocupación y una vez terminado pasar a la siguiente.
En estos casos podemos usar la técnica Pomodoro, para determinar el tiempo dedicado en exclusiva a una sola labor.
3. Las múltiples posibilidades de internet
Es bastante difícil, a veces, alejarnos de internet. Si tenemos alguna duda o queremos más información podemos usarlo para ampliar nuestros conocimientos.
Sin embargo, internet es muchas veces un agujero negro que capta nuestra atención y nos desvía del camino fijado. Puede ser consultar el periódico, buscar música o incluso realizar una compra urgente.
Al igual que pasa con el celular, deberemos silenciar Internet y consultarlo entre tareas o cuando esté programado en la lista.
Si tu empleo hace que sea necesario estar conectado de forma constante, en estos casos solo dependerá de tu fuerza de voluntad para no desviarte del camino.
4. El correo electrónico
Revisar constantemente el e-mail puede suponer un riesgo alto para tu jornada. Muchas veces llegan mensajes de cosas urgentes o interrupciones que realmente no necesitan una respuesta inmediata.
Nuestra recomendación es que consultes el e-mail al terminar una tarea o fijes unas horas al día para responder a los mensajes.
Una de las habilidades blandas más demandas en esta era de transformación es la capacidad de comunicarse por e-mail de forma clara y concisa, sin que el correo requiera una llamada o reunión más tarde para clarificar los asuntos tratados.
5. Reuniones y videollamadas
reo que este punto es un tema recurrente. La “juntitis” pasa factura en muchas empresas. La necesidad de hacer reuniones se ha extendido visiblemente y consume mucho tiempo.
Uno de los principales problemas es que la mayoría de los asistentes no prepara la reunión con antelación o usa ese espacio para aclarar otros temas.
Al trasladar el trabajo fuera de la oficina, estas reuniones se han convertido en videollamadas, constantes y a veces sin aviso previo, y consumen tiempo y trasladan la concentración de un tema a otro.
Elon Musk, fundador de Tesla, tiene una norma para sus colaboradores: Si tras 10 minutos en una reunión sienten que no pueden aportar nada o lo que se habla no les concierne, pueden salir de la reunión sin ninguna penalización.
6. Exceso de descansos o falta de ellos
Parar a tomar café, abrir la puerta, fumar… todo pasa factura a la productividad. Un exceso de estos descansos puede afectar al trabajo diario.
Del mismo modo, una falta de ellos puede suponer una pérdida progresiva de concentración y un trabajo de menor calidad. Es necesario hacer descansos activos para mantener la motivación y que la mente y el cerebro puedan descansar entre una actividad y otra.
7. Procrastinar
Sin duda es una de las palabras clave durante el 2019 y 2020. Este concepto se refiere a la predisposición de aplazar una tarea o dejarla para más tarde. Esto hace que de forma inconsciente nos generemos más estrés ya que luego deberemos realizarla a toda prisa, casi cuando está a punto de expirar el plazo de entrega.
La procrastinación es una fuente de insatisfacción y frustración, suele hacer que el resultado final sea incompleto y muy mejorable.
En estos casos es mejor usar el método “comerse la rana primero” que consiste en realizar antes la tarea más tediosa o complicada.
8. Desorganización
Lo hemos comentado con anterioridad, pero planificar la jornada y la semana permiten tener bajo control las tareas, reducir el estrés y canalizar la concentración en los momentos más idóneos para el colaborador y usarlos para llevar a cabo la tarea más difícil.
Debemos pensar que nuestra energía mental es reducida y a medida que avanza el día nuestra capacidad de tomar decisiones y ser productivos disminuye. Del mismo modo que aumenta el riesgo de cometer errores o actuar de forma automática, sin reflexión.
9. A veces tenemos que decir que no
Cuando tenemos un listado de tareas es necesario determinar cuáles son realmente urgentes de aquellas que no lo son.
Como profesionales podemos ir aceptando pequeños trabajos que influyen a nuestro ritmo productivo y que realmente no sería necesarios hacerlos en ese momento. Suelen corresponder a las asignaciones que derivan de “si solo son cinco minutos”.
Esta interrupción pone en riesgo las metas definidas por el colaborador y hace que cargue en exceso su agenda laboral. Es importante discernir la gravedad e inmediatez de la necesidad y decir que no cuando no sea de extrema urgencia.
Los 9 puntos que hemos mencionado repercuten seriamente en la productividad, pero también en la motivación y frustración de los colaboradores. Informar sobre ellos y las buenas prácticas recomendadas puede ayudarte a mejorar el nivel de satisfacción y resultados de tu equipo.
Desde el área de Recursos Humanos es bueno establecer un decálogo de buenas prácticas y ponerlo en práctica tanto en la oficina como en el trabajo remoto.
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