El presupuesto de Recursos Humanos debe estar alineado con las metas y estrategias organizacionales, ya que representa la forma de garantizar que se consolide como un socio estratégico de la empresa.
Cada departamento de una empresa debe anticiparse a posibles desafíos y establecer la manera en la que responderá a las metas que les han sido establecidas.
Por ello, resulta necesario prepararse a fin de construir estrategias, adquirir las herramientas y prever las inversiones requeridas para garantizar el logro de los objetivos del departamento y la empresa misma.
La importancia de armar un presupuesto
Armar un presupuesto es fundamental para gestionar eficazmente las finanzas empresariales. Proporciona un panorama claro de los ingresos y gastos, lo que permite tomar decisiones informadas sobre cómo asignar los recursos disponibles. Además, ayuda a controlar los gastos y establecer metas financieras alcanzables.
En resumen, el presupuesto es una herramienta indispensable para mantener la estabilidad económica y alcanzar objetivos financieros a corto y largo plazo.
Mira la grabación de nuestro webinar sobre cómo preparar el presupuesto de RR.HH.
El Budget debe ser adecuado para las metas y tener en cuenta los grandes retos que se divisan ya en el futuro próximo: la gran renuncia, la inflación, el gran arrepentimiento, la rotación y las necesidades de los colaboradores para seguir estando satisfechos en sus puestos de trabajo.
Bases para elaborar un presupuesto
Las bases sobre las cuales se debe elaborar el presupuesto surgirán luego de realizar un diagnóstico que permitirá analizar cuál es el mejor camino que se debe tomar. Al margen del tipo de presupuesto que se decida desarrollar, se requieren dos claves indispensables:
- Planificación: Es la hoja de ruta para la ejecución de las estrategias establecidas en el departamento de RR.HH. Aquí se deben alinear las retribuciones y volúmenes de la plantilla con los objetivos empresariales y los proyectos de la compañía.
Esta planificación también ayuda a justificar los gastos y las inversiones, así como a vincular sus actividades con el programa general de trabajo de la organización. - Documentación: La documentación demuestra una consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y actividades de la organización, por lo que se debe recopilar la documentación necesaria. Aquí se gesta la recopilación de datos.
Tipos de presupuesto
Ahora, es momento de elegir el tipo de presupuesto con el cual se pueda ejecutar la planeación. Existen dos tipos de presupuestos: Incremental y de Base Cero.
- Incremental: se asignan los recursos financieros según los resultados del período previo Se realizan ajustes, ascendentes y descendentes, tomando de modelo el presupuesto anterior, permitiendo que determinar los recursos sea más sencillo.
- Base cero: cada partida debe ser justificada antes de ser añadida. No se toman de referencia los costos o presupuestos anteriores. El análisis costo / beneficio permite justificar su inclusión en el nuevo documento.
| Incremental | Base Cero |
| Se basa en un presupuesto anterior. Examina costos y beneficios de las nuevas actividades. Se sustenta en unidades monetarias. Concluye con un presupuesto final que se considera o se puede dejar de lado. | Comienza con el programa en blanco. Examina costos y beneficios de todas las actividades. Se sustenta en objetivos y propósitos. Examina nuevos enfoques. Concluye en alternativas de varios niveles de servicio y costo. |
Los dos tipos de presupuestos tienen muchos beneficios. Según la realidad de la compañía, sus necesidades, las exigencias de la “nueva normalidad”, el bienestar y la satisfacción de los colaboradores y los objetivos empresariales, se podrá definir qué tipo de presupuesto es el que mejor se ajusta a las metas propuestas. Es fundamental realizar una combinación de ambos.
Cuando se parte de un presupuesto basado en el año anterior, se tendrán identificadas algunas partidas que se deben integrar en el presupuesto y de las cuales se podrá visualizar su desempeño.
Sin embargo, efectuar el ejercicio desde un presupuesto de base cero ayudará a valorar las necesidades que han surgido y encontrar salidas más innovadoras.
Tu conoces mejor que nadie la realidad y la proyección de la compañía que representas y seguramente determinarás el mejor camino para recorrer en ese contexto.
Recopilación de datos
La información que debes tener en cuenta para hacer tus presupuestos, son:
- Ingresos de RR.HH.
- Número de miembros de personal proyectados
- Costos prestaciones
- Tasa de rotación proyectada
- Costos reales de este año
- Programas y prestaciones
- Cambios empresariales, leyes, económicos…
Categorías e indicadores de un presupuesto
Las categorías permiten identificar en qué se invierte tiempo y recursos. Depende de cada empresa el peso que le dan a cada una de ellas.
Los indicadores brindan información sobre cómo está funcionando el departamento y en qué se invierte más.
- Nómina
- Costos laborales por trabajador a tiempo completo
- Porcentaje de costos laborales respecto al total de gastos
- Antigüedad media de los colaboradores
- Bajas según causa
- Modificaciones a tiempo parcial
- Media de los cambios salariales
- Asesoría legal
- Honorarios de las consultorías legales
- Promoción y gestión de colaboradores a oficinas internacionales
- Prevención de riesgo
- Encuestas de clima laboral
- Porcentaje de siniestralidad laboral
- Número de casos reportados de riesgos psicosociales
- Seguridad en el trabajo
- Medicina del trabajo
- Capacitación y prevención de la violencia en el lugar de trabajo
- Reclutamiento, selección y Employer Branding
- Tiempo de contratación
- Costo de contratación
- Filtros de contratación
- Porcentaje de vacantes cerradas
- Turnover en contrataciones recientes
- Bolsas de empleo
- Agencias de reclutamiento
- Portal de Trabaja con nosotros
- Pruebas psicométricas
- Inversión en Employer Branding
- Software de reclutamiento y selección
- Programas de compensación y beneficios
- Porcentaje de colaboradores que conocen los beneficios
- Tasa de uso de beneficios
- Gestión del programa de compensación
- Impacto de los beneficios en los indicadores del negocio
- Eventos y comunicación interna
- Número de colaboradores que conocen los valores
- Número de líderes que ejecutaron estos valores
- Número de eventos realizados
- Actividades de Team Building
- Inversión en Software de gestión de personas
- Formación
- Tasa de crecimiento en la curva de aprendizaje
- Inversión en cursos y certificaciones
- Grado de satisfacción de los empleados en esta estrategia
- Cumplimiento de horas de capacitación
- Tiempo promedio en alcanzar el objetivo
- Programas de salud y bienestar
- Estudio epidemiológico
- Porcentaje del bienestar del equipo
- Informes de absentismo
- Plataformas de salud y costo de mantenimiento
Análisis del presupuesto de RR.HH.
Gracias a los indicadores y resultados podremos analizar si el presupuesto es el correcto.
Entre la planificación debemos saber si los costos serán estables o variarán a lo largo del año. Es importante revisar el costo de los últimos dos años y prever el aumento anual correspondiente.
Como área de talento debemos justificar los costos y su retorno. Solo calculando el ROI podremos justificar el presupuesto y el aumento de partida.
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Alianzas estratégicas
La correcta planificación del presupuesto y la ejecución efectiva de las estrategias va a ser posible si se trabaja mancomunadamente con todos los departamentos. Son ellos quienes te pueden mostrar ese camino que debes seguir para construir una estrategia efectiva que permita al departamento de RR.HH. cumplir con los objetivos planteados.
Recuerda que a través de la comunicación se podrá detectar las necesidades existentes. Los pilares en los que se basan estas alianzas son los siguientes:
- Involucrar: Para estar alineados en la elaboración del presupuesto, el escenario ideal es aquel en el que convergen el área financiera y RR.HH. Así como se toma seriamente la opinión de los jefes financieros dentro de la estrategia de la compañía, se debe considerar la opinión y contribución activa por parte de los jefes de los otros departamentos para prever el incremento de personal.
- Alinear: Ello se traduce en la coherencia entre las métricas de RR.HH. y de finanzas con los objetivos de la empresa. Las decisiones tomadas que vayan a tener efecto en las metas organizacionales deben enfocarse en datos puntuales, presentados por cada área para guiar el establecimiento de objetivos y logros de la compañía. Los líderes de las empresas concuerdan en que los datos obtenidos de Recursos Humanos son requeridos para cumplir con los objetivos de las compañías.
- Implementar: Este punto se refiere al desarrollo de procesos de revisión de las estrategias de RR.HH. y del área financiera. Cuando se hayan establecido las estrategias por ambas parte se debe establecer e implementar un proceso de revisión y seguimiento para evaluar la eficiencia de las metas establecidas por ambos.
Si estas no tienen un adecuado seguimiento y reevaluación (si es necesario), probablemente las empresas sufran pérdidas de dinero en procesos ineficientes de reclutamiento. En este punto, se puede compartir la información y datos que arrojan, por ejemplo, las herramientas digitales que permiten recopilarlos para su posterior análisis.
Conclusiones
Para recopilar un poco lo que hemos visto en esta sesión es importante seguir estos 6 puntos:
- Diagnosticar en qué punto estamos
- Revisar los datos
- Determinar los objetivos empresariales
- Costos e inversión = ROI
- Necesidad de la tecnología
- Análisis de enfoques y categorías
Gracias a un exhaustivo análisis de los datos y costos podremos calcular de forma detallada y fidedigna las necesidades previstas para el próximo año. Una buena alineación de objetivos y estrategias nos ayudarán a establecer las necesidades y montos para el presupuesto de RR.HH..
Finalmente, la tecnología debe ayudar al logro de los objetivos y, por tanto, de los presupuestos. Cabe resaltar que estos se deben elaborar como parte de un programa integral.
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