Cuando se acerca la época de vacaciones, llega también el dolor de cabeza para cuadrar horarios, guardias, satisfacer al empleado y también al jefe. Te compartimos algunas consideraciones sobre cómo gestionar de forma correcta las vacaciones del personal.
Regulaciones que debes tener en cuenta para gestionar las vacaciones de los colaboradores
Las vacaciones son un derecho del trabajador y dependiendo de su contrato y convenio contará con unos beneficios u otros.
Asimismo, cada empresa debe tener en cuenta las disposiciones legales del país en el que opera y las modificaciones que vayan surgiendo.
Ten en cuenta la logística y el protocolo
Las vacaciones implican un trabajo de logística y protocolo según el colaborador, el contrato y las condiciones pactadas. Esta responsabilidad recae en Recursos Humanos, aunque la planificación y distribución siempre debe ser pactada con el jefe del equipo.
Antes de aprobar o asignar las vacaciones deben revisarse los acuerdos y tener en cuenta si será necesario un reemplazo temporal para cubrir a la persona que está ausente por vacaciones o realizar ajustes para la división del trabajo.
Buenas prácticas para la gestión de vacaciones del personal
Para poder realizar un buen control es necesario una buena organización, contar con un esquema personalizado de la empresa, planificar todos los periodos y hacer seguimiento de los resultados y necesidades relacionadas con este tema.
Políticas de vacaciones establecidas
Es recomendable que haya un manual de consulta para que los empleados conozcan y sigan el protocolo pactado para informar correctamente y en el plazo indicado al jefe y equipo.
Por ejemplo, en muchas empresas las vacaciones deben notificarse con antelación de mínimo 15 días por parte de empleado, bajo la idea de que el periodo vacacional no perjudique la productividad de la empresa y es por ese motivo que la organización es clave para salir airoso en los momentos de mayor demanda de ausencias.
Claridad en la comunicación de las vacaciones
Para que los empleados conozcan cómo funciona este esquema es importante explicarles el funcionamiento, ser claros, transparentes y específicos.
Algunos consejos para asegurarte de que las vacaciones sean sinónimo de bienestar, tanto para quien las toma, como para quienes las gestiona son:
- Asegurarse de que los empleados sepan cómo realizar la petición de vacaciones y puedan consultar los días disponibles.
- Informar de los periodos de más actividad para que sean conscientes que en esas fechas es difícil conceder días libres.
- Si hay un orden de prioridad por antigüedad es necesario comunicarlo, del mismo modo si se priorizan los trabajadores con hijos.
- Para evitar malentendidos es necesario ser transparente en la adjudicación de días y quién está de vacaciones.
- Crear una política de vacaciones pactada y respetada por todos los trabajadores.
- Planifica con antelación suficiente.
- Automatiza y digitaliza el proceso.
Simplificar la gestión de vacaciones con un HCM o software de gestión de talento
Para muchos gestores de talento, las vacaciones es uno de los temas más engorrosos y difíciles del año, ya que cuadrar a la perfección tiempos, días y prioridades puede ser un rompecabezas de difícil solución.
Muchas empresas han usado hasta la fecha una hoja de Excel para intentar ver de un solo vistazo los cuadrantes y vacaciones del equipo. Pero realmente este método no es muy eficaz, ni siquiera para pequeñas y medianas empresas.
La complicación de este tema va más allá del número de empleados, hay muchas más cosas para tener en cuenta: contratos, nóminas, días acumulados, tiempo trabajado, periodo de más actividad, productividad, legislación….
Human Capital Management (HCM): la solución
Un HCM o software de RR.HH., es una herramienta que permite digitalizar, optimizar y documentar los procesos relacionados con la administración del capital humano y brindar soluciones al área.
Dentro de este software podemos encontrar módulos efectivos para la gestión de vacaciones y ausencias. Tal es el caso de Pandapé, una herramienta que colabora en exclusiva con Computrabajo para el reclutamiento, pero que también automatiza la gestión diaria del talento.
Entre sus soluciones encontramos un módulo de control de vacaciones y ausencia de personal que evita los errores y convierte el proceso en algo sencillo y agradable.
¿Y qué incluye este módulo?
- Calendarios de vacaciones y tipos de ausencia según la empresa. Posibilidad de personalizarlo por departamento y equipos.
- Flujo personalizado de aprobaciones para no caer en errores de jerarquización.
- Posibilidad de que los colaboradores soliciten sus vacaciones y ausencias a través de la plataforma, para que el manager y RR.HH. vean y aprueben la petición.
- Toda la empresa puede consultar quién está de vacaciones o fuera de la oficina esa semana, facilitando así el trabajo y la organización en equipo.
- Los jefes inmediatos recibirán una notificación cuando se produzca una nueva solicitud y podrán gestionarlo en un solo clic.
- Posibilidad de conectar la nómina con todas las incidencias acumuladas, las vacaciones y las ausencias.
- Sistema de reporte de esta estrategia.
Gracias a las nuevas herramientas, los gestores de talento podemos mejorar la experiencia del colaborador dentro de la empresa y agilizar la gestión de las vacaciones por parte de los líderes de los equipos.
La tecnología nos permite, como empresa, centrarnos en las personas y brindarles la mejor experiencia posible. Las vacaciones no deben ser un problema anual, todo lo contrario. Este beneficio permite a los empleados desconectar para volver con las pilas cargadas.
Planificar esos períodos y conocer quién está de vacaciones y cuánto tiempo, facilitará, también, la desconexión, ya que evitaremos mandarle mensajes o molestarle en ese tiempo. Un punto a favor para favorecer los indicadores de salud mental de nuestra organización.
Si queremos empleados felices debemos adaptarnos a los tiempos que corren y usar los instrumentos que tenemos a nuestro alcance para hacerlo posible.
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